コロナの影響で、当事務所もテレワークを導入しました。
今回は３つの対策を行いました。テレワークの様子をご紹介します。
- VPNを導入し、遠隔地からでも、ファイル操作やコピー印刷などまるで事務所にいるような作業を行えるようにしました。
- サイボウズ社のkntonシステムを導入し、案件進捗管理、掲示板、電話メモ、申請済管理、在留期限管理、ファイル管理、顧客管理、チェックリスト管理など業務一元管理を行えるようにしました。
- テレビデオ会議（zoom、ＬＩＮＥ）を導入し、全員共有会議を図りました。
詳しく説明していきます。
① VPNについて
VPNとはVirtual Private Networkの頭文字を取った用語です。離れた場所の間を仮想的な専用線でつないで安全なデータ通信を実現する仕組みで、仮想プライベート・ネットワークとも言います。社内のネットワークはLANでつなぎます。VPNはその機能を持つ接続ルータを使って距離の離れた拠点同士のLANをつなぐことができます。
当事務所の、共有Nasサーバーに保存されているファイルを遠隔地から自由にファイルを開いたり上書きしたり保存したりできます。これによって、遠隔地でのハンディはほとんどありませんでした。当事務所のデータ等セキュリティをしっかりとするために、VPNを選択しました。
② kintonシステムについて
kintonシステムは今年１月から導入開始したのですが、自分達で自由にデータベースが作製できます。もっと早く導入しておくべきでした。情報の共有化が一元管理できます。
③ テレビデオ会議について
１１時と３時に決まった時間にオンライン会議を行います。月曜日の２時間だけ事務所に全員出社します。
zoomのよいところは、相手がzoomを導入していなくても、メールで招待できるところです。新規顧客向けです。更に画面共有やチャット、ホワイトボード機能が使えます。
欠点は多人数だと回線が遅くなること。４０分まで無料ということ。説明が英語なので慣れが必要なこと。
ＬＩＮＥは上記のような機能はないのですが、回線には支障ありません。打ち合わせだけなら充分です。また、それぞれidが必要です。
SKYPはzoomのような機能を持ち合わせています。それぞれ最初から導入しておく必要があります。新規には向きません。
Wechatは中国人向けです。
当社はそれぞれ相手の環境にあわせて対応可能としています。
以上、テレワークをやってみて
当事務所でのテレワークは意外とスムーズに行えました。結構上手くいきました。コロナの影響は長引く可能性もあります。リスク管理の観点からもテレワークは必要だと感じた次第です。ピンチをチャンスにする。これからの働き改革のモデルですね。
当事務所のテレワークは少人数（５名）規模の会社には効果が発揮できると思います。ご参考までにどうぞ。
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